Studie: Lehren aus der Pandemie für die neue Arbeitswelt

Büro bleibt wichtiger Arbeitsort.

Seit Beginn der Covid-19 Pandemie hat sich einiges verändert. Nicht nur in unserem Privatleben, sondern auch im Arbeitsumfeld kam es zu Umstellungen. Unser Partner Steelcase, ein multinationaler Hersteller von Büromöbeln und Raumlösungen, hat die Studie „Steelcase Global Report“ durchgeführt, welche veränderte Erwartungen, die Zukunft der Arbeit und Erkenntnisse und Lehren aus der Pandemie für bessere Arbeitsumgebungen dokumentiert. An dieser Studie haben weltweit mehr als 32.000 Menschen teilgenommen. Wir haben für unsere Sodexo Story mit Stephan Derr, Vice President Sales and Distribution der Steelcase AG, und Boris Brabatsch, Head of Sales & Marketing, Healthcare & Seniors Austria & Germany bei Sodexo, ein Gespräch geführt.

360° Steelcase Global Report

Sodexo: Herr Derr, was sind die wichtigsten Erkenntnisse aus Ihrer Studie?
Stephan Derr: Steelcase hat im Verlauf der Pandemie in zehn Ländern verschiedene Studien durchgeführt, an denen mehr als 32.000 Menschen teilgenommen haben. Im Ländervergleich steht bei allen das zunehmende Isolationsgefühl an der Spitze der Nachteile beim Arbeiten im Homeoffice. In Deutschland ist fast jeder Zweite (43 Prozent) der Angestellten mit dieser Arbeitsform häufig unzufrieden, was sich negativ auf das Engagement und die Produktivität auswirkt. Gleichzeitig geben 22 Prozent an, dass sie mit der Arbeit von zu Hause aus sehr zufrieden sind. Doch: Das Büro bleibt weiterhin ein wichtiger Arbeitsort, immerhin möchten insgesamt 98 Prozent der deutschen Angestellten (95 Prozent weltweit) zumindest ab und zu vom Büro aus arbeiten.
Widrige Rahmenbedingungen bei der Arbeit von zu Hause aus gehören zu den vielen Faktoren, die für schlechte Erfahrungen mit dem Homeoffice verantwortlich sind. Knapp jedem Dritten der in Deutschland befragten Mitarbeitenden fehlt zu Hause ein Arbeitsplatz ohne Ablenkungen (32 Prozent). Fast ebenso vielen steht kein bequemer Arbeitsbereich zur Verfügung (30 Prozent) – stattdessen dient etwa beispielsweise das Bett (9 Prozent) als Lösung.

Sodexo: Der Untertitel Ihrer Studie lautet „Lehren aus der Pandemie für bessere Arbeitsumgebungen“. Finden Sie, wir haben als Gesellschaft etwas aus der Pandemie gelernt? Und falls ja, was?
Stephan Derr: Auch wenn das Homeoffice als Arbeitsform bei einigen Unternehmen bereits vorhanden war, so wurde der Großteil doch eher in ein Experiment geschubst. Unternehmen, die vorher gegen das Homeoffice argumentiert haben, mussten nun feststellen: Mit entsprechendem technischen Set-Up und einem gegenseitigen Vertrauen funktioniert es im Großen und Ganzen. Aber nicht nur Arbeitgeber konnten ihre Lehren aus der Zeit im Homeoffice ziehen: Auch Arbeitnehmende konnten testen, wie es ist, den Großteil der Arbeitszeit zu Hause zu verbringen. Durch die Extremsituation wurde vielen bewusst: Das Homeoffice auf Dauer ist nicht immer ideal. Wir als Menschen brauchen den sozialen Austausch im realen Leben. Die Gemeinschaft im Team, der spontane informelle Austausch beim gemeinsamen Kaffee oder die kreative Zusammenarbeit gehen im Homeoffice verloren.
Gleichzeitig sind die Vorzüge des Homeoffice für viele nicht mehr wegzudenken. Für Unternehmen gilt es nun die Arbeitsplatzstrategie im Unternehmen neu zu denken.

Sodexo: Herr Brabatsch, wo sehen Sie derzeit die größten Chancen in den neuen Arbeitswelten?
Boris Brabatsch: Tatsächlich in der Agilität der aktuellen Diskussionen, der Diversität der Diskussionsthemen und -ebenen und in der Geschwindigkeit der Umsetzung von Maßnahmen. Die vergangenen Monate haben gezeigt, dass auch Unternehmen die sich sonst gerne als „große Tanker“ bezeichnet haben, ungemein agil und schnell auf die geänderten Situationen reagieren können. Wurde in der Vergangenheit sehr monoton über einzelne Themen der Arbeitswelt viel diskutiert, wurde die Diskussion vielschichtiger. Es geht nicht nur mehr um die Frage Einzel- oder Großraumbüro, es geht um ganz viele Themen, die miteinander verzahnt sind wie Arbeitsplatzgestaltung, Hygiene am Arbeitsplatz, Motivation von Mitarbeitenden im WFH-Modus (Working From Home-Modus, Anm.), Motivation die Mitarbeitenden zurück ins Büro zu holen, Optimierung von Flächen, Prozessoptimierung und vieles mehr. Es wird analysiert, diskutiert und schnell eine Entscheidung getroffen. Und die Chancen sind sehr groß, dass dies auch in Zukunft so bleiben wird.

Sodexo: Wohin wird die Reise gehen, wenn wir an die neuen Arbeitswelten denken?
Stephan Derr: Wir bei Steelcase sehen ein hybrides Modell als Zukunft der Arbeit und empfehlen fortschrittlichen Unternehmen, ein „Ökosystem an Orten“ zu erschaffen, das den Arbeitsplatz um flexible Optionen im Büro sowie durch das Home-Office und mögliche zusätzliche „Satelliten-Arbeitsorte“ ergänzt. Das Büro als Ort des Austauschs bleibt dabei unverzichtbar zur Ausbildung einer Unternehmenskultur und als Antrieb von Produktivität und Innovation.

Sodexo: Wo sehen Sie persönlich derzeit die größten Herausforderungen in den neuen Arbeitswelten?
Stephan Derr: Für viele Unternehmen wird die zunehmende Zusammenarbeit von Büro- und Remote-Teams zunächst eine Herausforderung darstellen. Wird es zur neuen Arbeitsplatzstrategie der Zukunft, heißt das, es muss ein professionelles Zusammenarbeiten und gleiche Voraussetzungen für alle gewährleistet werden.
Denn bei der hybriden Form der Zusammenarbeit herrscht oftmals noch ein Ungleichgewicht zwischen den physisch anwesenden Personen im Raum und den digital zugeschalteten. Ziel muss sein, die Lücke, die durch die fehlende räumliche Nähe entsteht, zu schließen und eine gleichberechtigte Teilnahme am Büroalltag zu ermöglichen. Dafür entscheidend ist ein reibungsloses Zusammenspiel des physischen Raums und den digitalen Tools. Erreicht wird dies durch ein entsprechendes technisches Set-Up, das einfach händelbar ist, die Einbindung von digitalen und analogen Tools sowie die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeitenden bezüglich der Möglichkeiten der verfügbaren technischen Hilfsmittel.

Nachhaltige Veränderungen

Sodexo: Immer wieder lesen wir „Remote Work ist gekommen, um zu bleiben.“ Gleichzeitig ist der Wunsch mancher Mitarbeiter*innen wieder ins Office zurückzukehren bzw. mancher Arbeitgeber die Mitarbeiter*innen wieder zurückzuholen, größer denn je. Wie stark müssen wir künftig in hybriden Lösungen denken?
Boris Brabatsch: Wir werden zukünftig immer in hybriden Lösungen denken. Einerseits müssen wir uns bewusst sein, dass es jederzeit wieder zu einer vergleichbaren Situation wie die der letzten Monate kommen kann. Andererseits machte es die aktuelle Situation zwingend notwendig. Denken wir nur an aktuelle optimierte Flächen mit Shared-Desk-Konzepten. Da können gar nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig vor Ort sein. Die Kunst wird es daher in Zukunft sein, Konzepte zu entwickeln, die übergreifend sind und auch hybrid anwendbar sind. Es braucht ganzheitliche Konzepte wie unseren 360-Grad-Ansatz „Vital Spaces“, bei dem Mensch, Immobilie und das Umfeld im Fokus stehen.

Sodexo: Welche Fragen stellen sich dadurch aktuell im Facility Management?
Boris Brabatsch: Natürlich die Frage der Möglichkeiten Flächen und Abläufe auf den veränderten hybriden Arbeitsmodus anzupassen und zu optimieren: Wie kann der Übergang zwischen Homeoffice und Büro reibungslos und angenehm für die Mitarbeitenden erfolgen. Verstärkt auch die Frage, wie bringe ich Mitarbeitende zurück vom Homeoffice ins Büro. Da spielen viele Faktoren eine Rolle, besonders das Gefühl der Sicherheit. Und natürlich müssen auch Anreize geschaffen werden, die motivieren aus der aktuellen Komfortzone Homeoffice ausbrechen zu wollen. Gerade die Betriebsgastronomie kann hier als gutes Vehikel genutzt werden, natürlich unter Einhaltung der gebotenen Sicherheitsmaßnahmen.

Sodexo: Ein von Unternehmen oft verwendeter Satz lautet: „Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt.“ Was bedeutet das konkret im aktuellen Umfeld? Wo können oder müssen Unternehmen hier ansetzen, um im „war for talents“ wettbewerbsfähig zu bleiben?
Stephan Derr: Unsere Untersuchungen aus dem letzten Jahr zeigen, dass die befragten Arbeitnehmenden zum Teil unterschiedliche Erfahrungen mit der Arbeit von zu Hause aus gemacht haben. Oftmals waren die individuellen Voraussetzungen in den eigenen vier Wänden ausschlaggebend, ob das Homeoffice für gut oder weniger gut empfunden wurde. Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, die Arbeitsplatzstrategie zu überdenken, raten wir dazu, die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Überlegungen und den gesamten Prozess mit einzubeziehen. Oftmals kristallisieren sich hier übergeordnete Bedürfnisse und Wünsche heraus, die dann im Einklang mit den individuellen Unternehmenszielen gebracht werden.
Trotz der höchst individuellen Erwartungen und Bedürfnisse der Menschen an den Arbeitsplatz für die unterschiedlichen Arbeitsaufgaben im Alltag bestätigen unsere aktuellen Untersuchungen zum großen Teil bereits früher gewonnene allgemeingültige Erkenntnisse: Grundlegend wünschen sich Mitarbeitende eine sichere, komfortable, inspirierende und produktive Arbeitsumgebung, unabhängig vom Ort des Arbeitsplatzes. Zudem möchten sie die Kontrolle darüber, wie und wo sie arbeiten.
Unternehmen, die künftig vor einer Arbeitsraumstrategie und entsprechenden individuellen Konzepten Abstand nehmen, werden langfristig ihre Mitarbeiter*innen nicht zufriedenstellen.

Sodexo: Wie haben sich die Erwartungen der Mitarbeitenden verändert?
Boris Brabatsch: Die Bedeutung von Hygiene hat stark zugenommen, da gibt es eine klare Erwartungshaltung der „Rückkehrer“. Das Büro muss sicher sein, Hygiene ist ein Muss! Viele Mitarbeitenden haben aus der Not eine Tugend gemacht und sich im Homeoffice einen sehr personalisierten Arbeitsbereich, ganz auf die individuellen Bedürfnisse und Wünsche abgestimmt, geschaffen. Dadurch ist eine Erwartungshaltung an den offiziellen Arbeitsplatz entstanden. Der muss jetzt einfach mehr bieten als das Homeoffice, sonst besteht ja kein Grund aus dem WFH-Modus auszubrechen. Dienstleistungen zur Unterstützung der Work-Life-Balance sind da beispielsweise ein guter Ansatz.

Der sichere Arbeitsplatz

Sodexo: Welche Lösungen bietet Sodexo in diesem Bereich?
Boris Brabatsch: Im Verpflegungsbereich ist Sodexo der einzige Anbieter mit einem übergreifenden Konzept. Wir können am Stammarbeitsplatz mit innovativen Restaurantkonzepten ein spannendes Gastronomieangebot für die Mitarbeitenden vor Ort bieten, jene die im Homeoffice-Modus arbeiten durch die Mealcard von Sodexo Benefits & Resorts. Im Reinigungsbereich wären übergreifenden Konzepte auch möglich, allerdings werden diese in Österreich noch nicht von Unternehmen für ihre Mitarbeitenden angeboten. Ähnlich verhält es sich mit Dienstleistungen wie mobile Hausmeister. Anders ist es in den USA oder in Großbritannien, da werden solche Konzepte schon umgesetzt. Aktuell sehr spannend ist der Concierge Service, der zunehmend nachgefragt wird.

Sodexo: Wofür steht Ihr Konzept „Vital Spaces“ und wo setzt dieses an?
Boris Brabatsch: Vital Spaces ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Vernetzung bzw. zur Verzahnung von Dienstleistungen mit einer 360° Perspektive immer mit Fokus auf den Menschen, die Immobilie und das Umfeld. Diesen Ansatz setzten wir bereits jetzt bei unseren globalen Kunden um. Grundlage ist immer die Bereitschaft von einer Einzelvergabe von Dienstleistungen auf ein Integriertes Facility Management umzustellen. Global agierende Unternehmen haben die Synergien und Vorteile schon früh erkannt. Mittelständische Unternehmen ziehen langsam nach, hier kann Sodexo natürlich mit den Erfahrungen von den globalen Kunden unterstützen und beraten.

Sodexo: Herr Derr, zum Abschluss noch eine persönliche Frage: Was bedeutet für Sie persönlich „Quality of Life Services“?
Stephan Derr: Quality of Life Services bedeutet für Steelcase und auch mich persönlich das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und alles, was damit einhergeht. Menschen, die an ihrem Arbeitsplatz ein gutes Gefühl haben sind zufriedener, engagierter und produktiver und kommen gerne ins Büro. Allgemein wird Wohlbefinden erreicht, wenn Unternehmen die Erwartungen und Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen.
Ein wichtiger Teilaspekt ist dabei, gerade und künftig hochaktuell, die Sauberkeit am Arbeitsplatz. Dazu gehören durchdachte Hygienekonzepte, die für einen sicheren Arbeitsplatz sorgen.